In diesem Artikel wird die Vorgehensweise erklärt, falls Teilnehmer von uns keine E-Mails empfangen und sie an einer bestimmten Stelle blockiert werden. Nachdem erkannt wurde, um welchen Anbieter (t-online.de, web.de etc.) es sich handelt, sollten folgende Schritte befolgt werden:
1. SCHRITT: E-Mail an Groove (support@groovehq.com) mit Problemschilderung (WICHTIG: Muss auf Englisch verfasst werden)
Zum Beispiel:
"Hey Groove Support-Team,
this is Jana.
I hope you guys are all healthy and well.
We have noticed and issue with some of our clients.
It seems like some of our mails are getting lost on their way to our clients.
We have received many mails during the last few weeks stating that clients have not received an answer to their request. Each time we checked, we actually did respond but they did not seem to get our mails.
We asked all of them to check their SPAM folders but didn't have any luck.
Would you please help us out?
This is a list of clients who do not receive our mails:
We think it might be an issue with t-online as it seems to be the number one address that doesn't receive anything.
Thanks a lot for your help and really looking forward to your answer!
Please let me know if you need anything else from us.Best,
Jana"
2. SCHRITT: Falls Groove den Fehler nicht beheben kann, dann Groove darum bitten, uns eine E-Mail-Adresse zuzusenden, an wen wir uns wenden können, um die E-Mail-Adressen wieder freizuschalten. Für t-online ist der direkte Ansprechpartner beispielsweise: tosa@rx.t-online.de
3. SCHRITT: Problemschilderung an den jeweiligen Anbieter.
Der Inhalt der Mail sollte wie folgt aussehen:
"Sehr geehrte Damen und Herren,
wir haben von einigen Kunden unseres intueat-Programms erfahren, dass Mails bei ihnen nicht ankommen - auffällig war, dass diese alle eine t-online Mail-Adresse nutzen. So unter anderem auch unsere E-Mails mit den Zugangsdaten zu dem vom Kunden erworbenen Online-Programm, aber auch E-Mails persönlich von uns geschrieben bezüglich Coaching-Tipps, Technikfragen etc. Das sorgt bei unseren Kunden für Ärgernis und ist für uns natürlich umsatz-schadend.
Können Sie bitte einmal prüfen, ob unsere E-Mails vom Absender intueat.de als Spam oder ähnliches markiert und deswegen herausgefiltert werden?
Vielen Dank & viele Grüße,
XX von intuMIND GmbH"
Wichtiger Zusatz:
Falls vorhanden, füge außerdem folgende Infos hinzu:
- Wie lautet die IP-Nummer des Mailservers von welchem die E-Mails
versendet werden sollten?
- Zu welchen Zeitpunkten wurden einzuliefernde E-Mails durch unsere
Server abgelehnt?
- Haben Sie ggf. eine Meldung unserer Server erhalten und wie ist deren
genauer Wortlaut, bzw. können Sie uns mit etwaigen Auszügen aus
Protokolldateien oder einem Muster unterstützen?
4. SCHRITT: Auf Rückmeldung vom jeweiligen E-Mail-Anbieter warten, ob Problem erfolgreich behoben werden konnte. Ansonsten im weiteren Austausch nach Lösungen suchen.