Ablauf: 

  1. Rechnung wird bis spätestens den 02. des Folgemonats eingereicht. Sollte der letzte Arbeitstag des Monats vor dem 30. sein, dann kann die Rechnung auch früher eingereicht werden. 
  2. Das Einreichen findet per Asana statt. Die Asana wird an Sonja aus dem Kernteam geleitet, die die Rechnung überprüft und die Überweisung auslöst. 
  3. Rechnungen werden bis zum 02. des Folgemonats von intumind beglichen (Ausnahme: Wenn ein Wochenende dazwischen liegt, wird es am folgenden Werktag ausgeführt). 

 

Erstellung: 

 

1. Rechnung:

  1. Einheitliche Beschriftung der Rechnungen: Vorname_Nachname_Rechnung_MM_YYYY
    1. Beispiel: Petra_Musterfrau_Rechnung_07_2022
  2. Einheitliche Bezeichnung:
  3. Stunden werden auf der Rechnung in Dezimalzahlen angegeben. 
  4. Rechnungsadresse korrekt angeben:

Rechnungsadresse: 

intumind GmbH
Benzenbergstraße 2
40219 Düsseldorf

2. Toggl Report: 

UPDATE zu Tutorial: Sonn- und Feiertage, sowie Level 3 Support kannst du so filtern und entsprechend abrechnen.

 

NEU: Wir folgen einer einheitlichen Betitelung der Rechnung, des Toggl-Reports und der Asana. Alle Infos dazu im folgenden Text:

Wichtig: Bevor der Toggl-Report gedownloaded wird, wird geprüft, dass es KEINE Aufgaben OHNE Projekt gibt. Hiernach kannst du Filtern, in dem du unter "Project" -> "no project" auswählst. Sollten dir noch Aufgaben ohne Projekt auffallen, dann füge nachträglich ein Projekt hinzu. Sollten die Projekte eine Arbeitszeit von mehr als 1h überschreiben, bedarf es zusätzlich eine RO (Benachrichtigung) an den/die Head of CH - damit das auch im Kapazitäten-Tracking angepasst werden kann.

 

  1. Einheitliche Beschriftung des Toggl Reports: Vorname_Nachname_Zeiterfassung_MM_YYYY 
    1. Beispiel: Petra_Musterfrau_Zeiterfassung_07_2022
  2. Der Toggl-Report wird in der "Summary" Darstellung heruntergeladen, sodass die Arbeit u.a. in einem Kreisdiagramm dargestellt wird. Nicht "Detailed oder Weekly". Die erste Seite sieht sollte so dargestellt sein:

 

 

 

 

3. Asana an Sonja: 

  1. Lade jeweils nur ein PDF für die Rechnung und ein PDF für den Toggl-Report in die Asana. Nicht für Sonn- und Feiertage separat. 
  2. Einheitliche Beschriftung der Asana: Rechnung Monat Jahr - Vorname 
    1. Beispiel: Rechnung Juni 2022 - Petra
  3. Folgende Angaben werden zusätzlich in die Asana-Beschreibung geschrieben:
    1. Regulär geplante Arbeitsstunden im Monat X: Yh
      1. Beispiel: zB. 90h, weil du pro Woche 20h arbeitest und ein Monat im Schnitt 4,5 Wochen hat (es braucht nicht die exakt eingeplante Zeit aus dem Supportplan sein)
    2. Tatsächlich gearbeitete Arbeitsstunden im Monat X: Zh
    3. Sofern eine Abweichung von 5h (weniger oder mehr) ist, werden auch die Gründe für die Abweichung mit angegeben. Beispiel: zusätzliche WE Schicht, Mehrarbeit bei IE 5 Aktion UND in dem Fall wird ein RO (Info) per Slack an den/die Head of CS geleitet. 
    4. Sonderfall: Wenn du zusätzlich zu den Kundenservice-Tätigkeiten noch eine weitere Position einnimmst, wie zB die Teamkoordination, dann wird in der Asana zusätzlich angegeben:
      1. Arbeitsstunden in Kundenservice: Xh
      2. Arbeitsstunden in der Teamkoordination (Toggl-Projekte: XXXXXXXX): Yh
  4. Lege die Deadline der Asana auf den 02. des Monats.
  5. Füge abschließend noch den/die Head of CS (Tara) als Collaborator von der Asana hinzu, bevor du die Asana an Sonja leitest.

 

Vielen Dank für deine Zusammenarbeit mit intumind und dein Mitwirken an unserer gemeinsamen Visison! :-)

#machtdiebettenleer