Planung der Coaching-Calls

  • Wann? 1x monatlich
  • Ownership: 
    • Jennifer: Initiierung der Terminplanung & Sicherstellen, dass die Tabelle aktuell ist
    • Coaching-Team: Eintragen & Einhalten der Termine
  • So funktioniert die Terminplanung:
    • Die Termine für die Coaching-Calls werden in dieser Tabelle festgelegt.
    • Die Termine werden immer mit einem Monat Vorlauf festgelegt. 
    • Besonders wichtig ist die Festlegung des Kick-Off-Calls, da dieser Termin für den Softlaunch relevant ist.
      • Der Termin für den Kick-Off-Call muss spätestens 14 Tage vor Start der neuen Coachee-Runde gepflegt sein.
  • Hand-Off: Sobald alle Termine final gepflegt sind - RO an Sonja/CS, damit die Pflege in einem Durchlauf gestartet werden kann. 

 

Anlegen der Coaching-Calls im System

  • Wann? 1x monatlich
  • Ownership: Sonja
  • Daten: Alle Informationen rund um die Calls (Termin, Name, Coach, Zoom-Link) stehen hier.
  • 1x im Monat wird ein neuer Zoom-Link erstellt. Wie das funktioniert, erfährst du in diesem Loom.

1. Pflege der Termine im Google Kalender

ALLE Coaching-Calls werden im Google-Kalender "Livestreams" gepflegt. 

  • Kalender-ID, um den Kalender zu integrieren (nur einmalig notwendig)
  • Bei Fragen / technischen Problemen rund um den Zugriff/Bearbeiten des Kalenders: An Tara oder Piwi wenden

2. Pflege der Termine im Hub

ALLE Coaching-Calls müssen im Hub angelegt werden (Hub / Menüpunkt "Livecalls")

  • Schritt 1: Klick auf Livestream erstellen
  • Schritt 2: Informationen eintragen & klick auf "Livestream erstellen"
    • Titel
      • Bitte die einheitliche Namenskonvetion nutzen à la:
        • 💪 Praxis-Call: + Thema einsetzen
        • 💬 Experten-Sprechstunde mit Coach + Name Coach
        • ⭐ Schlüssel-Call: + Thema einsetzen
        • Kick-Off-Call im + Monat einsetzen 2025
    • Datum & Uhrzeit
    • Coach
    • Zoom-Link (siehe hier)
  • Schritt 3: Die Pflege bitte in der Excel-Übersicht bestätigen
    • "Pflege Hub" abhaken (✅)
    • "Pflege Google Kalender" abhaken (✅)
  • Schritt 4: Qualitätssicherung
    • Nachdem du alle neuen Coaching-Calls angelegt hast: Bitte einmal alle Termine & Uhrzeiten & Coach-Namen auf der HUB-Livecall-Übersichtsseite überprüfen!

FERTIG. 🎉🎉🎉🎉

Upload der Aufzeichnungen

Zu diesem Workflow gibt es einen separaten KB-Artikel mit Tutorial hier. 

Versand der automatisierten E-Mail inkl. Aufzeichnung

Zu diesem Workflow gibt es einen separaten KB-Artikel mit Tutorial hier. 

 

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Back-Up-Workflow: Coaching-Call nachträglich bearbeiten

Falls nachträglich Anpassungen im Livestream erforderlich sind, können diese im Backend vorgenommen werden:

  1. Im Hub-Backend einloggen 
  2. Auf "Livestreams" klicken
  3. Den jeweiligen Livestream anklicken
  4. Notwendige Anpassungen vornehmen (z.B. Coach ändern).
  5. Auf "Aktualisieren" klicken
  6. Fertig