So beantragst du deinen Urlaub und kannst ihn entspannt genießen:
1. In der Urlaubstabelle nachschauen, ob in dem Zeitraum bisher nur eine weitere Person Urlaub hat (es können i.d.R. nur zwei Teammitglieder zur selben Zeit Urlaub haben). Die Tabelle findest du im Supportplan unter "Ausblick + Urlaube":
(und ggf. die nachfolgenden Reiter)
2. Den eigenen Urlaubswunsch in der entsprechenden Farbe (siehe Legende im Doc) in der Urlaubstabelle eintragen und den Link per Asana an die Head of CS senden, sodass der Zeitraum auf Verfügbarkeit geprüft werden kann. Durch Head of CS / Teamkoordinator:in.
Zusatz NUR für Kernteam-Mitglieder: Urlaubsantrag auch via Personio einreichen. Siehe dieses Tutorial: https://intumind-support.groovehq.com/help/urlaub-beantragen
3. Die Teamkoordinatorin schreibt ihre Einschätzung in die Asana und leitet es an Head of CS.
4. Wenn genehmigt, ändert das Team-Mitglied den Urlaub in der Urlaubstabelle auf die entsprechende Farbe für "genehmigt". Zudem trägt das Team-Mitglied den Urlaub in die Wunschberücksichtigung im Support-Plan ein und vermerkt, dass der Urlaub genehmigt wurde.
5. Die Teamkoordinatorin trägt den Urlaub zusätzlich im intumind Urlaubs-Google Kalender ein.
6. Team-Mitglied schließt mind. 2 Wochen vor Urlaubsbeginn die Urlaubsübergabe ab und trägt alle Vertretungspersonen und Informationen im Urlaubsübergabe-Dokument ein. Dieses wird eigenständig in diesem Ordner angelegt, ausgefüllt und per Asana an Head of CS geleitet: https://drive.google.com/drive/folders/1QphVUyujRGO-33th4foPTanZU2L0RsCK
-> Sollte der Urlaub ausnahmsweise kurzfristiger als 2 Wochen vorab geplant/genehmigt wurden sein, informiert das Team-Mitglied den Head of CS so zeitnah wie möglich, bis wann die Urlaubsübergabe abgeschlossen sein wird. #Ownership
FAQ:
Wie viele Tage Urlaub/frei kann ich mir im Jahr nehmen?
Für unsere virtuellen Assistenten gibt es keine festgeschriebene Anzahl an Urlaubstagen. Du kannst dich an dem Urlaubsanspruch festangestellter intumind-Mitarbeiter von 27 Tagen orientieren. Als Freelancer steht es dir frei, auch mehr oder weniger freie Tage anzufragen. Tipp: Als Gesundheitsunternehmen empfehlen wir jedem mindestens 2 Mal im Jahr einen längeren Zeitraum von mindestens 7-10 Tagen am Stück freizunehmen - so stellst du sicher, dass du deinem Körper und Geist ausreichend Zeit zur Regeneration gibst!
Ab wie vielen Tagen muss ich Urlaub eintragen?
1-2 Tage frei können wir i.d.R. im Support auch durch Ausgleichstage entsprechend einplanen (trage das entsprechend in der Wunschberücksichtigung im Supportplan ein). Wenn du 3 oder mehr (Werk-)Tage am Stück freihaben möchtest, folge bitte der Urlaubsplanung aus dem obigen Teil.
Bis wann muss ich meinen Urlaub eingetragen haben?
Bei Abwesenheiten von einer Woche oder mehr sollte der Urlaub mit mindestens 6 Wochen Vorlauf angefragt werden, damit sichergestellt werden kann, dass alle Aufgaben während der Abwesenheit gut übernommen werden können. Wenn die Kapazitäten es hergeben, können einzelne Tage Urlaub auch relativ spontan genehmigt werden. Generell gilt das Prinzip first come first served.
Wie viele Teammitglieder können gleichzeitig Urlaub nehmen/wie stehen meine Chancen meinen Urlaubswunsch genehmigt zu bekommen?
Bis zu 2 Personen aus dem Supportteam können i.d.R. gleichzeitig im Urlaub sein (es sei denn, besondere Aktionen in diesem Zeitraum o.ä. stehen dem entgegen). Wenn bereits 2 Personen Urlaub eingetragen haben, muss erst geprüft werden, ob die Kapazitäten es hergeben, noch weiteren Urlaub in diesem Zeitraum zu genehmigen. Trage in diesem Fall deinen Urlaubswunsch orange in den Plan ein und sende eine Asana an die Supportplanung.
Gibt es eine Urlaubssperre?
Ja, für Kernteam Mitglieder besteht im Dezember und Januar eine Urlaubssperre, durch die nur in Ausnahmefällen Urlaub genehmigt wird. Grund: Da in diesem Zeitraum "Hochbetrieb" bei uns herrscht und es für intumind als Unternehmen elementar ist, in diesen Zeiten sicherzustellen alle Teilnehmer und Interessenten nach unseren versprochenen Standards schnellst- und bestmöglich betreuen zu können, sind hier die Kapazitäten für freie Tage und Urlaub auf Ausnahmen beschränkt.
Wir bitten alle VAs, das möglichst auch in ihren Planungen zu berücksichtigen, weil wir jede Support-Kraft sehr gut gebrauchen können! Anfragen für freie Tage/kurze Urlaube können dennoch eingereicht werden. Sie werden dann wie reguläre Urlaubsanfragen nach Beurteilung der bestehenden Kapazitäten und des erwarteten Aufkommens behandelt.